Rancang ulang meliputi perubahan mendasar pola pikir atau proses bisnis dan alur pekerjaan. Tujuan dari rancang ulang untuk mengurangi beban perusahaan dengan cara mengidentifikasi dan mengeliminasi pekerjaan-pekerjaan yang tidak perlu, seperti penggantian prosedur tradisional dengan prosedur yang inovatif. Pada bagian ini kita mempelajari pengaruh dari otomatisasi terhadap proses pesanan penjualan dan sistem penerimaan tunai. Kita juga melakukan tinjuauan atas kelebihan-kelebihan (fitur) dari sistem point of sale (POS), yang mengkombinasikan kelebihan penjualan kredit dan penjualan tunai. Kemudian kita akan mempelajari pertukaran data elektronik (electronic data interchange - EDI) dan internet sebagai teknik alternatif dari rancang ulang siklus pendapatan.
File transaksi catatan pesanan penjualan mempunyai tiga komponen kunci pencarian utama (primary key) yaitu nomor pesanan penjualan, nomor rekening, dan nomor persediaan. Nomor pesanan penjualan merupakan komponen kunci utama karena merupakan komponen pencatatan yang unik yang mengidentifikasikan pencatatan pesanan penjualan pada setiap file, yang merupakan penomoran (preprinted) dokumen sumber yang direkam pada saat operasi pengetikan data. Nomor rekening dan nomor persediaan merupakan kunci pencarian sekunder di mana keduanya tidak dapat mengidentifikasikan catatan pesanan penjualan. Tujuan dari kunci adalah untuk mencari hubungan antara buku besar pembantu piutang dengan file induk persediaan.
Struktur file yang digambarkan pada gambar merupakan karakteristik dari pendekatan “flat file” untuk manajemen data.untuk menyederhanakan asumsi dalam hipotesis sistem, ditentukan bahwa untuk setiap pesanan penjualan hanya untuk satu barang persediaan saja. Relasi satu lawan satu (one to one) ini tidak realistis karena dalam satu pesanan penjualan, pada kenyataannya, dapat untuk beberapa barang persediaan.
Pemrosesan Batch Menggunakan File Yang Terurut
Menggambarkan otomatisasi pesanan penjualan yang meggunakan pemrosesan batch dengan memakai struktur file yang terurut.
Yang perlu diperhatikan dari sistem manual adalah tidak adanya fungsi akuntansi dalam operasi sehari-hari. Prosedur akutansi tradisional dari penagihan, pengawasan persediaan, piutang, dan buku besar umum diselenggarakan dengan memakai fungsi baru yang disebut pemrosesan data. Penerimaan pesanan penjualan, pemeriksaan pemberian kredit, pergudangan, dan pengiriman masih diselenggarakan dengan cara sistem manual. Kelebihan dari pendekatan ini adalah penghematan biaya dan menurunkan tingkat kesalahan. Dengan mengotomatisasi fungsi akuntansi, perusahaan dapat mengurangi staf akuntansi dan mengurangi kesalahan administrasi. Kelebihan operasional struktur file yang terurut serupa untuk media penyimpanan tape dan disk, tetapi media penyimpanan disk dapat terus terpasang tanpa memerlukan intervensi manusia. Kegunaan utama dari tape adalah sebagai media cadangan dan sebagai tempat penyimpanan data (arsip). Untuk tujuan seperti ini , keduanya merupakan media medium yang efektif dan efisien.
Pemasukan Data (Keystroke)
Proses dimulai dengan diterimanya sekumpulan surat jalan dari departemen pengiriman. Dokumen-dokumen tersebut merupakan salinan dari pesanan penjualan yang berisi informasi yang akurat tentang jumlah unit yang dikirimkan dan informasi tentang kurir.
Menjalankan Program Perbaikan (Edit Run)
Pada pemrosesan batch, program perbaikan adalah yang pertama dijalankan. Program ini mencocokkan transaksi dengan melakukan pengujian pada setiap catatan untuk mendapatkan kesalahan yang diakibatkan oleh karena pengetikan atau kesalahan-kesalahan logis
Menjalankan Program Pengurutan (Sort Run)
Menjalankan program pengurutan yang pertama dari sistem ini mengurutkan kembali pesanan penjualan berdasarkan kunci pencarian sekunder nomor rekening.
Menjalankan Program Update Piutang dan Penagihan (A/R Update And Billing Run)
Program update piutang melakukan proses posting ke rekening piutang dengan mencocokkan secara urut kunci pencarian nomor rekening pada setiap catatan pesanan penjualan dengan catatan pada file induk pembantu piutang. Prosedur ini menciptakan file induk pembantu piutang baru yang memasukkan semua perubahan pada rekening pelanggan yang diakibatkan oleh transaksi.
Menjalankan Program Pengurutan dan Update Persediaan (Sort And Inventory Update Run)
Program update persediaan mengurangi kuantitas barang persediaan di gudang dengan field kuantitas yang terjual pada pesanan penjualan
Menjalankan Update Buku Besar Umum (General Ledger Update Run)
Dii bawah pendekatan struktur file yang terurut, file buku besar umum tidak diperbarui setelah setiap batch transaksi selesai dilakukan. Dengan melakukan hal tersebut akan menciptakan kembali keseluruhan buku besar umum setiap kali batch transaksi (seperti pesanan penjualan, penerimaan tunai, pembelian, pengeluaran-pengeluaran tunai, dan seterusnya) setelah diproses.
Sistem Batch dengan Menggunakan Akses Langsung ke File
Pendekatan proses akses langsung ke file mempunyai beberapa keuntungan dibandingkan dengan proses update dengan memakai file yang terurut.
Sumber:
http://datakuliah.blogspot.com/2009/11/sistem-akuntansi-berbasis-komputer-sia.html
Sumber Gambar:
0 komentar:
Posting Komentar